Keski-Pohjanmaan aluehallitus
Pöytäkirja 06.03.2023/Pykälä 59

KPHVAHAL 06.03.2023 § 59  

2/00.03.01/2022  

Valmistelija hyvinvointialuejohtaja Minna Korkiakoski-Västi, hallintosihteeri Mia Lukkarila

 Valta kuuluu kansalle valtuustoryhmä jätti valtuustoaloitteen aluevaltuuston kokouksessa 14.11.2022 koskien aluehallituksen, aluevaltuuston, lautakuntien sekä iltakoulujen tarjoiluja. Valta kuuluu kansalle valtuustoryhmä esitti, että aluehallituksen, aluevaltuuston sekä lautakuntien kokousten sekä iltakoulujen yhteydessä tarjoilut tulisivat omakustanteiseksi. Uudeksi käytännöksi ehdotettiin, että kokouskutsun yhteydessä pyydetään ilmoittamaan, mikäli valtuutettu haluaa iltakoulun tai kokouksen yhteydessä kahvitarjoilun. Mikäli valtuutettu valitsee tilaavansa tarjoilun, se vähennetään hänen kokouspalkkiostaan.

 Hallintosäännön 140 §:n mukaan valtuutettu voi jättää aluevaltuustossa aloitteita seuraavan säännön mukaisesti:

 Kokouskutsussa mainittujen asioiden käsittelyn jälkeen valtuustoryhmällä ja valtuutetulla on oikeus tehdä kirjallisia aloitteita hyvinvointialueen toimintaa ja hallintoa koskevissa asioissa. Aloite annetaan puheenjohtajalle kirjallisesti tai sähköisesti. Sähköisessä kokouksessa aloite lähetetään sähköisesti kokouksen puheenjohtajan ilmoittamalla tavalla.

 Aloite on, sitä enempää käsittelemättä, lähetettävä aluehallituksen valmisteltavaksi. Aluevaltuusto voi päättää, että aloitteessa tarkoitetun asian valmistelusta käydään lähetekeskustelu.

 Aluehallituksen on vuosittain toukokuun loppuun mennessä esitettävä aluevaltuustolle luettelo valtuutettujen tekemistä ja aluehallitukselle lähetetyistä aloitteista, joita aluevaltuusto ei edellisen vuoden loppuun mennessä ole lopullisesti käsitellyt.

 Samalla on ilmoitettava, mihin toimenpiteisiin niiden johdosta on ryhdytty. Aluevaltuusto voi todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun.

 Vuonna 2022 kokoustarjoiluista aiheutuvat kustannukset olivat yhteensä 19 943,63 €. Kustannuksissa on mukana vain hyvinvointialueen kokousjärjestelyt, joten aikataulullisesti kyseessä on vajaa vuosi (3 - 12/2022).  Tällä ajanjaksolla aluehallituksella, aluevaltuustolla ja lautakunnilla on ollut yhteensä 58 kokousta (sisältäen iltakoulut ja seminaarit).

 Viranhaltijavalmistelussa on arvioitu, että valtuustoaloitteen mukainen esitetty menettely aiheuttaisi merkittävästi lisää hallinnollista työtä sekä ennakkotilausten koordinoinnissa että kokouspalkkioiden nettomaksatuksessa. Kokoustarjoilut tulee pääsääntöisesti tilata useita päiviä etukäteen, joten myös tarjoiluvaraukset tulisi tehdä samalla tavalla ennakoiden, mikä todennäköisesti johtaa virheellisiin tilauksiin ja epäselvyyksiin. Myös kokouspalkkioiden maksatuksessa tilattujen tarjoilujen vähentäminen maksettavasta korvauksesta johtaa manuaaliseen ja virheriskialttiiseen menettelyyn.  Viranhaltijavalmistelussa on katsottu, että esitetty menettely on sekä hallinnollisesti että toiminnallisesti työllistävä toteuttaa ja siihen liittyvä virheriski on merkittävä. Tämän vuoksi katsotaan, että aloitteen mukainen menettely ei ole tarkoituksenmukainen toteuttaa sillä saavutettuun taloudelliseen hyötyyn nähden.

 Tässä yhteydessä todetaan, että sekä taloudellisuuden että laajemmin vastuullisuuden edistämiseksi tarjoilujen järjestelyissä tullaan kiinnittämään erityistä huomiota hävikin vähentämiseen. Käytännössä tämä tarkoittaaa mm. ennakointia kokousten osallistujamäärissä erityisesti hybridikokouksissa.

Päätösesitys Aluehallitus päättää 
1. merkitä tiedoksi VKK:n valtuustoryhmän jättämän valtuustoaloitteen;
2. merkitä tiedoksi annettavan vastauksen valtuustoaloitteeseen;
3. saattaa vastauksen tiedoksi aluevaltuustolle;
4. että aloite katsotaan tällä päätöksellä loppuun käsitellyksi.

Päätös Aluehallitus päätti kohdat 1.-4. päätösesityksen mukaisesti.