Mellersta Österbottens välfärdsområdesstyrelse
Pöytäkirja 27.10.2025/Pykälä 245

Mellersta Österbottens välfärdsområdesstyrelse 27.10.2025 § 245  

4232/00.02.01/2025  

Beredningen dataadministrationsdirektör Mika Kivelä, jurist Mikko Kanervo

Bakgrund till ärendet

En upphandling av en patientdatasystemshelhet (licenser) har tidigare gjorts för Mellersta Österbottens välfärdsområde. Om underhållet har avtalats genom ett ramavtal med Tietoevry Finland Oy som gäller tills vidare. Dessutom har utvecklingspartnerskapet gällande patientdatasystemet utvecklats redan under flera år även före välfärdsområdesreformen tillsammans mellan åtta välfärdsområden, varav Mellersta Österbottens välfärdsområde är ett, och Tietoevry Finland Oy som är systemleverantören.  Nu ska avtalets innehåll fastställas och utvecklingspartnerskapet förnyas för första gången under välfärdsområdenas verksamhet för nästa femårsperiod, med start 1.1.2026. Det centrala målet med utvecklingspartnerskapet är bättre förutsägbarhet i fråga om totalkostnaderna och kostnadsbesparingar.

Samarbete mellan områdena enligt lagen om välfärdsområden:

I 12 a § i lagen om välfärdsområden (5.7.2024) fastställs målen i fråga om välfärdsområdets uppgifter. ”Statsrådet fastställer minst vart fjärde år riksomfattande strategiska mål för en jämlik, högklassig och kostnadsnyttoeffektiv skötsel av välfärdsområdenas uppgifter inom social- och hälsovården och räddningsväsendet. I de riksomfattande målen ska hänsyn tas till statsrådets finanspolitiska mål...”  Det utvecklingspartnerskapsavtal som föreslås godkännas med detta beslut verkställer ett mer kostnadseffektivt samarbete ur synvinklarna för förvaltning av utvecklingen av informationssystem som kundsamarbete med systemleverantören Tietoevry Finland Oy.

Ett avtal om utvecklingspartnerskap för åren 2026–2030:

Förhandlingarna om ett avtal om utvecklingspartnerskap för den nya femårsperioden som börjar 1.1.2026 inleddes med en utredning som på gemensamt beslut av välfärdsområdena utfördes 29.11.2024 av Nordic Healthcare Group (”NHG”) för välfärdsområdenas partnernätverk. Koordineringen av förhandlingarna köptes av 2M-IT. Behovet av koordinering var uppenbart på grund av den snäva tidtabellen och storleken på det förhandlande nätverket. Som en del av den innehållsmässiga granskningen av avtalet om utvecklingspartnerskap producerade NHG på uppdrag av nätverket en utredning om avtalsparternas behov och mål samt styrningen av avtals- och utvecklingsåtgärder. I samma utredning granskades, ur perspektivet för förpliktelserna i upphandlingslagen, frågan om det är fråga om en väsentlig avtalsändring. I sammanfattningen för utredningen konstateras det att kriterierna för en väsentlig avtalsändring inte uppfylls. NHG:s syn baserade sig på att ändringarna i avtalet snarare gäller arrangemang kring beslutsfattande än kommersiella villkor.

Det centrala målet med avtalet om utvecklingspartnerskap: Det centrala målet med utvecklingspartnerskapet är att i samarbete utveckla helheten i fråga om patientdatasystemet Lifecare Terveydenhuolto och tillhörande ICT-tjänster kundorienterat så att:

• de deltagande kundorganisationerna, dvs. välfärdsområdena, deltar aktivt i att fastställa innehållet i och prioriteringarna för produktlanseringar gällande patientdatasystemet Lifecare Terveydenhuolto som en del av den nya hanteringsmodellen för tjänsterna.
• Samarbetet bygger på öppenhet och förtroende som leds enligt en gemensamt överenskommen hanteringsmodell. Utvecklingspartnerskapet möjliggör förutsägbarhet av ICT-totalkostnader och för detta har man i samarbete utvecklat en nyttobaserad måluppställning och en därpå baserad nyttobaserad prissättningsmodell.
• En central kostnadsbesparande åtgärd för alla parter är förenhetligande av programvaruversioner och kapacitetsmiljöer samt utveckling av ny samtestningskapacitet.
• Parterna förbinder sig till att genomföra de åtgärder som anges i den gemensamma utvecklingsplanen, med målet att effektivisera ibruktagningsprojekten gällande Lifecare Terveydenhuolto, bland annat genom att harmonisera infrastruktur- och servermiljöerna samt utveckla gemensam testningsprocess och på så sätt möjliggöra en ökad automatiseringsgrad i leveranserna.
• Ibruktagandet av produkter och tjänster gällande Lifecare Terveydenhuolto sker regelbundet enligt en gemensamt överenskommen leveransplan. Ett av målen med partnerskapsavtalet är att uppdateringar ska ske oftare än nu, vilket inte är möjligt om arbetsmängden gällande uppdateringar inte minskar för alla parter.

De årliga besparingarna för välfärdsområdet är cirka 8–10 %.

Den årliga stödavgiften förblir oförändrad och är 1 085 975 €.

Det årliga maximala grundinvesteringsbeloppet ökar på grund av obligatoriskt ibruktagande av API-management och är 517 750 € eller mindre beroende på användarnöjdhetsresultat. Även vid fullt genomförande är grundinvesteringen 75 % av värdet på det tidigare avtalet.

Grundinvesteringsbeloppet bestäms till stor del utifrån användarnöjdhet. Av grundinvesteringsbeloppet för 2026 är 63 % och för åren 2027–2030 35 % villkorat, och det slutliga beloppet bestäms utifrån hur bra systemleverantören har lyckats (användarnöjdhet).

Grundinvesteringsbeloppet inkluderar bland annat versionsuppdateringar till följd av lagändringar, inklusive användarrättigheter och systemleverantörens projektarbete.

Enligt avtalet har systemleverantören inte rätt till indexjusteringar.

Bilagor:

-          Ändringsavtalet (sekretessbelagt, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 1 Hanteringsmodell till ändringsavtalet (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 2 Mätare och målnivåer (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 2.1 Användningsfall (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 3 Servicebeskrivningar (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 3.1 Servicebeskrivning för stöd- och underhållstjänster (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 3.2 Servicenivåer (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 4 Programvarulista (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 5 Prissättning (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

-          Bilaga 6 Kostnadsfördelning (sekretessbelagd, företagshemlighet, Offentlighetslagen 621/1999 § 24 1 mom. 20 punkten)

Förslag till beslut Välfärdsområdesstyrelsen godkänner avtalet om utvecklingspartnerskap gällande patientdatasystemet för nästa femårsperiod och förbinder sig samtidigt som ett av åtta välfärdsområden till gemensam utveckling av Lifecare-systemet i en föränderlig verksamhetsmiljö.

I en situation där godkännandet av avtalet om utvecklingspartnerskap inte leder till ett avtal med minst 6/8 välfärdsområden, förbehåller sig Mellersta Österbottens välfärdsområde rätten till att förhandla om ett motsvarande partnerskapsavtal baserat på ramavtalet med systemleverantören (Tietoevry Finland Oy).

Beslut Förslaget godkändes.